Gli eventi sportivi presentano le più svariate tipologie di sfide, compresa quella legata alla componente logistica: dal garantire che le attrezzature giuste siano al posto giusto al gestire centinaia di persone in un'arena o in uno stadio. Ma a questa sfida si aggiunge un'altra componente quando si ha a disposizione un luogo che è creato dalla natura con condizioni che possono essere imprevedibili. Lo sci alpino, lo sci nordico e lo sci freestyle sono tutti sport soggetti a queste variabili quando si tratta di organizzare una gara. Questa è il racconto di come vengono pianificati e organizzati eventi di livello mondiale, come i Campionati del Mondo di Sci Alpino, Nordico e Freestyle della FIS.
Costruire un'arena da zero
I FIS Alpine World Ski Championships 2023 sono stati un buon esempio di complessità logistica. A cominciare dal primo passo: riuscire a portare tutto il materiale in pista.
"Abbiamo elaborato un piano che comprendeva anche l'utilizzo di elicotteri per assicurarci che tutto il materiale di produzione televisiva e degli sponsor arrivasse dove doveva essere, con oltre 150 voli per portare le attrezzature sulla montagna", spiega Stefania Focher, responsabile Sponsorship Implementation dell'evento. "Questo piano richiede una preparazione preventiva e meticolosa per garantire che tutto sia imballato correttamente e che atterri nel punto giusto".
C'è poi l'ulteriore complicazione di mettere insieme il tutto in condizioni variabili e perciò essere pronti a stravolgere i piani. L'intera infrastruttura è costruita da zero. Questa include il camera plan, i cartelloni degli sponsor, le installazioni di partenza e di arrivo, le tribune e tutto ciò che un fan si aspetta da un evento di livello mondiale.
Se da un lato l'allestimento temporaneo può consentire la massima flessibilità, dall'altro è un'operazione che richiede risorse elevate e una gestione del progetto tra le più snelle e flessibili dello sport.
Strutture di trasmissione televisiva allestite in pochi giorni
Questo aspetto può essere particolarmente impegnativo per la produzione televisiva. Mentre altri sport possono contare su un certo numero di postazioni fisse per le telecamere, poiché il campo di gioco rimane costante ovunque, gli eventi sciistici cambiano continuamente, a volte anche nel giro di poche ore.
"Tradizionalmente si hanno due piste adiacenti per l'intero evento, con tutte le attrezzature e i materiali relativamente vicini", aggiunge Daniela Calandra, Head of HB Project dei FIS Alpine World Ski Championships 2023. "Questa rimane una sfida, ma a volte permette di prendere alcuni pezzi di attrezzatura - che si tratti di telecamere, striscioni di sponsor o altro - e di poterli spostare da una parte all'altra se possibile".
"Per i Campionati del Mondo di Sci Alpino 2023 però abbiamo essenzialmente due piste indipendenti a 15 km di distanza l'una dall'altra. Pertanto, abbiamo previsto due allestimenti per la produzione, due allestimenti per le sponsorizzazioni, doppi allestimenti per tutto".
Ciò significa cablare fino a 48 telecamere pronte per la trasmissione dall'inizio alla fine delle piste che hanno una lunghezza compresa tra i 2,5 a 3 km. Due volte. Inoltre, sono stati aggiunti 20 km di fibre aggiuntive alla base in fibra esistente installata sui percorsi.
"Se le condizioni meteorologiche cambiano e la partenza viene abbassata, è necessario spostare le telecamere, il cancelletto di partenza e alcuni degli sponsor nelle "partenze di riserva" entro pochi minuti (mezz'ora circa). Questo richiede un altissimo livello di coordinamento e comunicazione tra i nostri team".
Fornire la migliore visibilità per gli sponsor
L'implementazione delle sponsorizzazioni è una componente critica nell'organizzazione di un evento sciistico. Tuttavia, la natura temporanea delle sedi sciistiche presenta una serie di sfide uniche.
La visibilità è uno degli elementi chiave della sponsorizzazione sportiva. I partner vogliono vedere un ritorno sul loro investimento, il che di solito significa massimizzare la loro esposizione al pubblico di riferimento. Questo, ovviamente, deve essere preso in considerazione quando si tratta di posizionare i materiali di sponsorizzazione come striscioni e gonfiabili accanto alla pista o al percorso.
Per i Campionati del Mondo di Sci Alpino 2023 sono stati prodotti oltre 2.500 pettorali per gli atleti e otto casette di partenza. Il peso totale di tutto il materiale relativo alle sponsorizzazioni è stato di oltre 10.000 kg, compresi 20.000 metri di banner pubblicitari. Ci vogliono circa 7.000 ore di lavoro prima e durante l'evento per garantire che tutto sia posizionato correttamente per gli sponsor.
Il coordinamento inizia quando si discute il camera plan che viene sempre tenuto in considerazione dal Director. Poiché la maggior parte dell'esposizione dei brand proviene dalla visibilità in tv, è naturale che se le telecamere debbano essere disposte tenendo conto della posizione dei banner. Tutto questo deve essere fatto mettendo sempre al primo posto la sicurezza degli atleti. La salvaguardia degli sciatori è prioritaria, ma aggiunge un altro elemento variabile al raggiungimento dell'obiettivo.
"Anche in questo caso una comunicazione chiara e un project management a coordinamento dei team sono assolutamente fondamentali", aggiunge Stefania. "Dobbiamo coordinarci con i FIS Director, i team broadcast e i team implementation sul camera plan aggiornato per garantire ai nostri partner il miglior risultato possibile in termini di visibilità, tenendo sempre ben presente la sicurezza degli atleti".
Oltre all'esposizione in pista, c'è l'area Hospitality, spesso considerata un'altra risorsa vitale utilizzata dagli sponsor. Uno staff dedicato lavora con settimane di anticipo per garantire che lo standard di ospitalità della sede sia all'altezza di quello di arene permanenti come il calcio o l'hockey su ghiaccio, per esempio.
"L'obiettivo è creare un'esperienza esclusiva a 360° durante l'evento", spiega Stefania. "Questo va oltre la semplice area Hospitality e la possibilità di guardare le gare da lounge esclusive, ma anche di vivere le piste di gara con gli ex atleti e di avere la possibilità di fare un tour dietro le quinte con gli esperti TV".
Lavorando a stretto contatto con FIS, gli organizzatori dell'evento e gli sponsor sono stati in grado di sviluppare soluzioni innovative per superare le sfide e raggiungere i loro obiettivi, garantendo il successo dell'evento.
Le sfide legate alla realizzazione di un evento sciistico di livello mondiale sono numerose e complesse, soprattutto quando si tratta della natura temporanea delle sedi. Flessibilità e adattabilità sono gli strumenti più efficaci quando i piani devono cambiare celermente. Anche la produzione radiotelevisiva è una sfida importante, con la necessità di cablare le telecamere dall'inizio alla fine del percorso e di spostare tutto rapidamente in caso di cambiamenti dovuti alle condizioni meteorologiche. Anche l'installazione dei materiali degli sponsor è una componente critica, con l'esigenza di una comunicazione chiara e di un coordinamento tra i team per garantire la massima visibilità agli sponsor.
Nonostante queste sfide, attraverso un'attenta pianificazione e collaborazione, gli eventi sciistici di livello mondiale possono essere un successo, offrendo un'esperienza memorabile sia agli atleti che ai fan.
